Då kommunens verksamheter ser ett behov av en specifik vara eller tjänst, påbörjas planering för en offentlig upphandling. Om flera verksamheter i kommunen har liknande behov genomförs en verksamhetsövergripande upphandling. Det som ska upphandlas och vilka krav som verksamheten ställer på leverantören tillsammans med en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden kommer att gå till och vilka andra villkor som kommer att gälla utgör underlaget för upphandlingen.

Förutom i direktupphandlingar där kommunen kan välja att annonsera eller skicka förfråga till ett visst antal leverantörer, annonseras all offentlig upphandling. Annonseringsperioden varierar beroende på upphandlingens värde och komplexitet. Vanligtvis annonseras en upphandling i 21–52 dagar . Först efter att annonseringstiden gått ut kan kommunen läsa de anbud som kommit in.

Ett anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning, även om förseningen har orsakats av någon annan än avsändaren eller anbudslämnaren.

Uteslutningsgrunder

Anbudsgivare som har gjort sig skyldiga till vissa brott ska uteslutas ur upphandlingar. Andra som gjort sig skyldiga till överträdelser eller befinner sig i vissa situationer får kommunen utesluta ur upphandlingen (men måste alltså inte utesluta).

Kvalificeringskrav

Kommunen dubbelkollar så att företagen bakom inkomna anbud klarar kvalificeringskraven. Dessa säkerställer att företaget har den kapacitet och resurser som krävs för att utföra det uppdrag som upphandlas. Lämpligheten gäller både företagets ekonomiska ställning och vilken teknisk och yrkesmässig kapacitet företaget.

Kontraktet tilldelas det företag som bäst uppfyller den utvärderingsgrund som presenterats i upphandlingsdokumentet. Antingen antas det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kriterierna – eller det anbud som har lägst pris.

Tilldelning av kontrakt

När kommunen har fattat ett beslut om vilket anbud som ska antas meddelas det företag som lagt anbudet detta skriftligen och om skälet för beslutet. Och övriga?
När myndigheten har meddelat den som tilldelats anbudet inträder en avtalsspärr, ett förbud mot att ingå avtal under viss tid, vanligtvis 10 dagar. Detta är en tidsgräns för övriga leverantörer att överpröva beslutet om de anser att kommunen har brutit mot lagen under prövningen.

Överprövning

Om en leverantör anser att kommunen har brutit mot lagen och det leder till att leverantören har skadats, eller kan skadas av detta, kan leverantören begära överprövning av pågående upphandling. Det sker vid en förvaltningsrätt. Om förvaltningsrätten anser att upphandlingen strider mot lagen och att leverantören har skadats eller kan skadas av detta, kan rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller rättas till.

Skadestånd

Begäran om skadestånd, väcks i allmän domstol med tingsrätten som första instans. Det ska normalt väckas en talan inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt undertecknades. En utländsk leverantör har samma möjligheter som en svensk leverantör att föra talan i domstol.

Om ingen överprövning har skett kan kommunen teckna avtal med antagen leverantör när avtalsspärren har passerat.

Under avtalsperioden kontrollerar kommunen att leverantören följer sin del av avtalet. I Ulricehamns kommun säkerställer vi att vår del av avtalet uppfylls genom ett e-handelssystem där kommunens anställda lotsas till att beställa varor och tjänster från rätt leverantör.