Offentlig upphandling

Det som köps in av Ulricehamns kommun ska i princip alltid vara upphandlat. Upphandling, både för kommunen och de kommunala bolagen omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU).

Handslag

Varje verksamhet ansvarar för sina inköp. Upphandlingar görs i samarbete med kommunens upphandlingsenhet som ansvarar för att kommunens upphandlingar genomförs på ett korrekt och affärsmässigt sätt. Kommunen kan avropa från SKL Kommentus inköpscentral och kammarkollegiet. Ulricehamns kommun strävar efter att anses som en attraktiv kund genom ett kompetent och modernt agerande.

Kontakta upphandlingsenheten för frågor

Vi arbetar för en god dialog i samverkan med befintliga och potentiella leverantörer. Om det finns frågor om kommunens inköp, rutiner och vad som gäller vid offentliga upphandlingar ska kommunens upphandlingsenhet kontaktas.

Lagar som styr offentliga upphandlingar

Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt andra lagar som styr inköp i offentlig sektor.

Aktuella upphandlingar

Aktuella upphandlingar i kommunen att lämna anbud på.

Principer inom upphandling

All upphandling stöttar sig på ett antal EU-rättsliga principer.

Icke-diskriminering

Ulricehamns kommun diskriminerar inte leverantörer på grund av nationalitet (t.ex. medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Vi ställer inte krav som bara svenska företag känner till eller kan klara att uppfylla. Det gäller även när vi inte förväntar oss att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Företag från andra orter behandlas på samma sätt som företag från vår kommun.

Likabehandling

Alla leverantörer ges samma förutsättningar. Alla får till exempel tillgång till all information samtidigt, så att alla leverantörer har samma information och möjligheter. Vi som upphandlar får exempelvis inte acceptera ett anbud som lämnats in för sent, eftersom samma regler och tidsfrister gäller alla.

Proportionalitet

Kraven och villkoren i våra upphandlingar är inte högre ställda än vad som krävs för tjänsten/varan som upphandlas.

Öppenhet

Våra upphandlingar präglas av öppenhet och förutsägbarhet. De annonseras offentligt och samtliga leverantörer som lagt ett anbud informeras om resultatet. Upphandlingarna är offentliga och informationen som rör den ska vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.

Ömsesidigt erkännande

Intyg och certifikat som har utfärdats av en annan EU-medlemsstats myndigheter gäller också i Sverige.

Steg för steg i en upphandling

Alla upphandlingar följer samma process:

1. Ett behov av varor eller tjänster finns

Då kommunens verksamheter ser ett behov av en specifik vara eller tjänst, påbörjas planering för en offentlig upphandling. Om flera verksamheter i kommunen har liknande behov genomförs en verksamhetsövergripande upphandling. Det som ska upphandlas och vilka krav som verksamheten ställer på leverantören tillsammans med en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden kommer att gå till och vilka andra villkor som kommer att gälla utgör underlaget för upphandlingen.

2. Annonsering och anbudsgivning

Förutom i direktupphandlingar där kommunen kan välja att annonsera eller skicka förfråga till ett visst antal leverantörer, annonseras all offentlig upphandling. Annonseringsperioden varierar beroende på upphandlingens värde och komplexitet. Vanligtvis annonseras en upphandling i 21–52 dagar . Först efter att annonseringstiden gått ut kan kommunen läsa de anbud som kommit in.

3. Prövning av inkomna anbud

Ett anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning, även om förseningen har orsakats av någon annan än avsändaren eller anbudslämnaren.

Uteslutningsgrunder
Anbudsgivare som har gjort sig skyldiga till vissa brott ska uteslutas ur upphandlingar. Andra som gjort sig skyldiga till överträdelser eller befinner sig i vissa situationer får kommunen utesluta ur upphandlingen (men måste alltså inte utesluta).

Kvalificeringskrav
Kommunen dubbelkollar så att företagen bakom inkomna anbud klarar kvalificeringskraven. Dessa säkerställer att företaget har den kapacitet och resurser som krävs för att utföra det uppdrag som upphandlas. Lämpligheten gäller både företagets ekonomiska ställning och vilken teknisk och yrkesmässig kapacitet företaget.

4. Utvärdering av anbud

Kontraktet tilldelas det företag som bäst uppfyller den utvärderingsgrund som presenterats i upphandlingsdokumentet. Antingen antas det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kriterierna – eller det anbud som har lägst pris.

Tilldelning av kontrakt
När kommunen har fattat ett beslut om vilket anbud som ska antas meddelas det företag som lagt anbudet detta skriftligen och om skälet för beslutet. Och övriga?
När myndigheten har meddelat den som tilldelats anbudet inträder en avtalsspärr, ett förbud mot att ingå avtal under viss tid, vanligtvis 10 dagar. Detta är en tidsgräns för övriga leverantörer att överpröva beslutet om de anser att kommunen har brutit mot lagen under prövningen.

Överprövning
Om en leverantör anser att kommunen har brutit mot lagen och det leder till att leverantören har skadats, eller kan skadas av detta, kan leverantören begära överprövning av pågående upphandling. Det sker vid en förvaltningsrätt. Om förvaltningsrätten anser att upphandlingen strider mot lagen och att leverantören har skadats eller kan skadas av detta, kan rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller rättas till.

Skadestånd
Begäran om skadestånd, väcks i allmän domstol med tingsrätten som första instans. Det ska normalt väckas en talan inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt undertecknades. En utländsk leverantör har samma möjligheter som en svensk leverantör att föra talan i domstol.

5. Kontraktsskrivning

Om ingen överprövning har skett kan kommunen teckna avtal med antagen leverantör när avtalsspärren har passerat.

6. Uppföljning av kontrakt

Under avtalsperioden kontrollerar kommunen att leverantören följer sin del av avtalet. I Ulricehamns kommun säkerställer vi att vår del av avtalet uppfylls genom ett e-handelssystem där kommunens anställda lotsas till att beställa varor och tjänster från rätt leverantör.

Olika typer av upphandlingar

Beroende på summan (värdet) av det som ska köpas in samt typen av tjänst eller vara, kräver lagen olika typer av upphandlingsförfarande. Generellt gäller att inköp av en vara/tjänst till ett mindre värde har en kortare upphandlingsprocess till skillnad från mer komplexa och kostsamma inköp som har en längre och mer detaljerad upphandlingsprocess. Hos upphandlingsmyndigheten hittar du uppdaterad information om exempelvis direktupphandling, de tröskelvärden som är aktuella samt allmän information om vad som styr hur upphandlingen ska utföras av kommunen.

Direktupphandling

Direktupphandling får användas om den totala summan understiger 586 907 SEK (gäller per kalenderår eller under avtalstiden) och att det saknas avtal på det aktuella inköpsområdet. En direktupphandling är en upphandling utan krav på annonsering och innebär ett enklare förfarande jämfört med övriga upphandlingsförfaranden i LOU. Upphandlingen annonseras eller så bjuder kommunen in ett visst antal utsedda leverantörer. Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de grundläggande EU-rättsliga principerna för offentlig upphandling, dvs. principerna om icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet (förutsebarhet och transparens) och ömsesidigt erkännande.

www.upphandlingsmyndigheten.se

 

Att lämna anbud

Alla upphandlingar som annonseras offentliggörs i allmän tillgänglig databas. Se aktuella upphandlingar.

Vid frågor och oklarheter i upphandlingsdokumentet, nyttja gärna funktionen ”frågor och svar” i upphandlingssystemet. Under annonseringstiden kan oklarheter fortfarande redas ut. Ansvarig upphandlare på kommunen besvarar frågorna efter samråd med verksamheten. Anbud måste lämnas in tid. Sista datum framgår alltid av annons och upphandlingsdokument.

Digitalt anbudsförfarande underlättar för dig som leverantör

När Ulricehamns kommun upphandlar använder vi oss av ett webbaserat upphandlingsstöd. Hela upphandlingsprocessen hanteras på ett och samma ställe och det gör att du som leverantör får koll på processen på ett enklare sätt. Länk till upphandlingsverktyget får du info om den aktuella upphandlingen.

Det finns flera fördelar med att lämna anbud digitalt:

  • Det är aldrig någon tvekan om vilka frågor som ska besvaras. Systemet reagerar om du missat att svara på något ska-krav.
  • Anbudet kan skickas i till sista anbudsdagens sista timme.
  • Du går in via internet, och kan jobba varifrån du vill; alla uppgifter finns sparade.
  • Möjliga poäng och viktning kan visas för att göra det enkelt att avgöra resultatet.
  • Systemet hjälper den upphandlande myndigheten att öppna och bedöma anbud. Det gör processen smidigare och du som är anbudslämnare får besked snabbare.

Instruktionsfilm för hur du gör elektronisk anbudslämning

 

Att lämna anbud är kostnadsfritt. När du som anbudsgivare registrerat dig får du tillgång till aktuella annonser och upphandlingsdokument. Då kan du lämna ditt anbud, men även bifoga filer och dokument. Beslut skickas ut via systemet till den e-postadress som angivits i anbudet.

Stöd från Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket

Stöd av Upphandlingsmyndigheten

Upphandlingsmyndigheten ger stöd till upphandlande myndigheter, enheter och leverantörer. De arbetar för en rättssäker, effektiv och hållbar offentlig upphandling till nytta för medborgarna och näringslivets utveckling. Här kan du läsa mer  om hur en upphandling går till för dig som leverantör

www.upphandlingsmyndigheten.se

Stöd från Konkurrensverket

Konkurrensverket arbetar för en effektiv konkurrens i privat och offentlig verksamhet. I deras uppdrag ingår bl.a. att bedriva tillsyn och att ge stöd inom konkurrensområdet och att bedriva tillsyn inom upphandlingsområdet.

www.konkurrensverket.se

 


Publicerat av Elin Johansson den 26 januari 2015, senast ändrad den 12 oktober 2018 av Ulrika Emtervall

Kontakt

Hjälpte informationen på denna sida dig?