Så här behandlar vi dina personuppgifter

När du har kontakt med kommunen, till exempel när du skickar e-post, lämnar in en ansökan eller använder ett webbformulär lagras dina personuppgifter i syfte att handlägga och hantera ärendet. Vi använder personuppgifterna medan vi hanterar ditt ärende och sedan måste vi bevara dem för att vårt arbete ska kunna följas upp och kvalitetssäkras.

Kommunen sköter samhällsfunktioner och vi behandlar ofta personuppgifter med den rättsliga grunden myndighetsutövning eller allmänt intresse. I många fall behandlar vi också personuppgifter med stöd av andra rättsliga grunder, som exempelvis samtycke eller avtal.

Dataskyddslagstiftningen reglerar hur vi behandlar och skyddar personuppgifter.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?

Personuppgiftsansvarig kallas den som bestämmer varför och hur personuppgifter ska behandlas. En personuppgiftsansvarig kan till exempel vara en kommun, myndighet, organisation eller ett företag. I Ulricehamns kommun är det kommunstyrelsen som är personuppgiftsansvarig.

Ulricehamns kommun
Bogesundsgatan 22
523 86 Ulricehamn
E-post: kommun@ulricehamn.se,
Telefon: 0321-59 50 00 (vx)

Dataskyddsombudet är ansvarig för att kontrollera att dataskyddsförordningen följs inom kommunen.

Dataskyddsombud
Telefon: Magnus Blomqvist: 0709 48 78 36
E-post: dso@borasregionen.se

Vilka delar vi dina personuppgifter med?

Beroende på ditt ärende kan de personuppgifter vi behandlar om dig komma att delas med andra verksamheter inom kommunen eller med andra myndigheter, som exempelvis Försäkringskassan eller Skatteverket.

Uppgifterna kan också komma att delas med leverantörer av datasystem (så kallade personuppgiftsbiträden) som vi använder för att kunna hantera ditt ärende. För de personuppgifter som delas med våra leverantörer gäller det avtal kommunen har upprättat med leverantören.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Om någon av våra leverantörer överför dina uppgifter till ett land utanför EU så är de skyldiga att se till att uppgifterna skyddas enligt EUs regler.

 

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter sparas så länge kommunen sköter ditt ärende. Men kommunen styrs också av regelverket kring allmänna handlingar. Vi måste alltså följa regler i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen. Dina uppgifter får inte alltid raderas och kan ibland behöva sparas för all framtid. Ulricehamns kommun har en dokumenthanteringsplan som anger hur och när viss information ska gallras.

Begäran om registerutdrag

Du har rätt att en gång per år skriftligt begära ett så kallat registerutdrag som visar om du finns med i våra register och vad det står om dig. Skulle det finnas oriktiga eller missvisande uppgifter om dig har du rätt att begära rättelse.

Du fyller i blanketten begäran om registerutdrag av personuppgifter och skickar den via post till:
Ulricehamns kommun
523 86 Ulricehamn

Du kan också lämna blanketten i stadshusets reception.

Du kan bara få information om behandlingen av dina egna personuppgifter. Vårdnadshavare till minderåriga kan få ta del av uppgifter om barnet.

Om du önskar att informationen ska lämnas elektroniskt läggs handlingarna in på ett USB-minne. Det går också bra att få handlingarna i pappersform. Handlingarna skickas med rekommenderat brev till din folkbokföringsadress eller hämtas i receptionen i stadshuset. Meddela hur du vill ta del av informationen i samband med din begäran.

Du har rätt att få ett skriftligt besked inom en månad från att ansökan gjordes. Om det tar längre tid har kommunen en skyldighet att underrätta dig om detta innan en månad har passerat.

Om du återkommer för ytterligare kopior efter att du fått svar kommer avgift tas ut enligt kommunens taxereglemente.

Dina rättigheter

Rätt till radering, rätten att bli bortglömd

Om du begär att få personuppgifter raderade utreder vi utifrån gällande lagstiftning om det är möjligt. Rättigheten har begränsad tillämpning inom offentlig förvaltning eftersom merparten av personuppgiftsbehandlingarna vilar på den rättsliga grunden myndighetsutövning och allmänt intresse. Offentlig förvaltning styrs också av andra lagar som exempelvis Arkivlagen och Offentlighets- och sekretesslagen.

Rätt till ändring

Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter rättas och att ofullständiga personuppgifter kompletteras. Vissa registerlagstiftningar påverkar hur denna rättighet ska tillämpas, personuppgifter som behandlas i enlighet med viss lagstiftning får tillexempel endast justeras under vissa förutsättningar.

Rätt till dataportabilitet

I vissa fall har du rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll (rätten till dataportabilitet). Det betyder att du ska kunna få ut de uppgifter som du själv har lämnat till oss i ett sådant format att du kan använda dem på annat håll, till exempel en annan it-miljö.  Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter.

Invändning mot behandling

Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som vi gör med stöd av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Om du gör en invändning så måste vi visa att det finns intressen som väger tyngre än dina intressen för att få fortsätta med behandlingen.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. En begränsning kan göras av flera anledningar.

  • Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi arbetar med att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
  • Om du bestrider att vi raderar dina uppgifter. Det kan till exempel bero på att du behöver uppgifterna vi har om dig för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. I dessa fall kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss.
  • Om du har gjort invändningar så kan du begära att behandlingen begränsas under tiden som vi utreder din fråga.

Rätt att återkalla samtycke

När vi behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke så har du rätt att ta tillbaka samtycket. Det betyder att vi fortsättningsvis inte får använda de personuppgifter du lämnade i ditt samtycke. Ett återkallat samtycke påverkar bara behandlingen av personuppgifter framåt i tiden, inte lagligheten av personuppgiftsbehandlingen för tiden innan samtycket återkallades.

Rätt att lämna klagomål till Datainspektionen (tillsynsmyndighet)

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du anser att Ulricehamns kommun hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Läs mer på www.datainspektionen.se

Personuppgiftsincident

Om en personuppgiftsincident uppkommer är kommunen skyldiga att anmäla det till Datainspektionen. En incident är en händelse som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av dina personuppgifter.

Det kan också vara fråga om en personuppgiftsincident ifall händelsen leder till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de behandlade personuppgifterna. Incidenten ska anmälas till Datainspektionen inom 72 timmar från det den upptäcktes.

Beroende på ditt ärende kan de personuppgifter vi behandlar om dig komma att delas med andra verksamheter inom kommunen eller med andra myndigheter, som exempelvis Försäkringskassan eller Skatteverket.

Uppgifterna kan också komma att delas med leverantörer av datasystem (så kallade personuppgiftsbiträden) som vi använder för att kunna hantera ditt ärende. För de personuppgifter som delas med våra leverantörer gäller det avtal kommunen har upprättat med leverantören.


Publicerat av Elin Johansson den 15 maj 2018, senast ändrad den 25 oktober 2018 av Ulrika Emtervall

Kontakt

Hjälpte informationen på denna sida dig?